Calidad

Sistema de Administración de la Calidad

“Tenemos el compromiso de brindar a nuestros clientes servicios de construcción de alta calidad mediante el desarrollo y uso de un sistema de administración de procesos de producción estandarizado .”

Cada obra o proyecto de construcción que emprende COVIPA S.A. se organiza y administra siguiendo los lineamientos establecidos por el Instituto de Administración de Proyectos (PMI) para la identificación y desarrollo de procesos de proyectos de obras. Los procesos son administrados, controlados y mejorados utilizando la Norma ISO 9001:2008,situación que es acreditada por Nelson Aguilera Alfred, PhD de la Ohio State University, Director Ejecutivo de la Fundación para el Desarrollo Humano Sustentable. El desempeño global de la empresa y la medición de sus avances se realiza tomando como punto de partida los Criterios del Modelo Baldridge para la Excelencia en Desempeño ajustados a las características de la empresa .

Procesos de Obra

En COVIPA S.A. los procesos que integran cada obra se elaboran utilizando como base guía 64 procesos propuestos por elInstituto de Administración de Proyectos(conocido como PMI por sus siglas en inglés) en la quinta edición delLibro de Conocimiento para la Administración de Proyectos(conocido como PMBOK por sus siglas en inglés) de 2013 y en la segunda edición de laExtensión para la Constructionde la tercera edición del PMBOK de 2007. Los 64 procesos se organizan por fase de ciclo de vida de cada proyecto de obra y por área de conocimiento.

Los procesos agrupados por área de conocimiento se utilizan para definir el alcance de la Norma ISO 9001 que certifica la calidad de la gestión en obras de la empresa. Los procesos agrupados por fase de ciclo de vida de proyecto de obra definen la forma como se implementa cada obra.

ÁREA DE CONOCIMIENTOINICIACIÓN (2 procesos)PLANIFICACION (31 procesos)EJECUCIÓN (10 procesos)MONITOREO&CONTROL (16 procesos)CIERRE (5 procesos) PBC-SECCION-VI-E
Administración de Integración de Obra (6 procesos)OBR-P4.1. Elaboración Carta de Obra MuestraOBR-P4.2.Desarrollo de Plan de Administración de ObraOBR-P4.3Dirección y Administración de Trabajo de ObraOBR-P4.4Monitoreo y Control del Trabajo de Obra OBR-P4.5Realiza Control de Cambio IntegradoOBR-P4.6Cierre de Obra o Fase
Administración del Alcance de Obra (6 procesos) PBC-SECCION-VOBR-P5.1Plan Administración Alcance de Obra. OBR-P5.2Recolección de Requerimientos OBR-P5.3Definición del Alcance de Obra OBR-P5.4Crear Estructura de Subdivisión de Trabajo (WBS)OBR-P5.5Validar Alcance OBR-P5.6Controlar Alcance
Administración del Tiempo de Obra (10 procesos) PBC-SECCION-VIIOBR-P6.1Plan de Administración Cronograma OBR-P6.2Definición de Actividades OBR-P6.3Definición de Secuencia de Actividades OBR-P6.4Estimación de Recursos de Actividad OBR-P6.5Estimación de Duración de Actividad OBR-P6.6Desarrollo de Cronograma de Obra OBR-P6.8 Definiciones Ponderadores Actividad OBR-P6.9 Desarrollo de Curvas de Avance OBR-P6.7Control de Cronograma de Obra OBR-P6.10 Avances Monitoreo
Administración de los Costos de Obra (4 procesos) PBC-SECCION-VI-DOBR-P7.1Plan de Administración de Costos OBR-P7.2Estimación de Costos OBR-P7.3Determinación de PresupuestoOBR-P7.4Control de Costos
Administración de Calidad de Obra (3 procesos) PBC-SECCION-VI-DOBR-P8.1Plan de Administración de Calidad OBR-P8.2Asegurar Estándares de CalidadOBR-P8.3Control de Calidad
Administración de Recursos Humanos de Obra (5 procesos) PBC-SECCIONVI-A OBR-P9.1Plan de Administración de Recursos HumanosOBR-P9.2Adquirir Equipo de Obra OBR-P9.3Desarrollar Equipo de Obra OBR-P9.4Administrar Equipo de Obra OBR-P9.5 Cerrar Equipo de Obra
Administración Comunicaciones en Obra (3 procesos)OBR-P10.1Plan de Administración de ComunicacionesOBR-P10.2Administrar ComunicacionesOBR-P10.3Control de Comunicaciones
Administración de Riesgos de Obra (6 procesos) OBR-P11.1Plan Administración Riesgo OBR-P11.2Identificación de los Riesgos OBR-P11.3Análisis Cualitativo Riesgo OBR-P11.4Análisis Cuantitativo Riesgo OBR-P11.5Plan de Respuestas al RiegoOBR-P11.6Control de Riesgos
Administración de Adquisiones y Compra Obra (4 procesos) PBC-SECCION-VI-D OBR-P12.1Plan de Administración de Adquisición OBR-P12.2Realización de Adquisición OBR-P12.3Control de Adquisición OBR-P12.4Cierre de adquisiciones
Administración de Grupos de Interés de Obra (4 procesos)OBR-P13.1Identificación de Grupos de InterésOBR-P13.2Plan de Administración de Grupos de InterésOBR-P13.3Administración de Compromiso de Grupos de InterésOBR-P13.4Control de Compromiso de Grupos de Interés
Administración Seguridad Obra (3 procesos) PBC-SECCION-VI-D OBR-P14.1 Planificación Seguridad OBR-P14.2 Realizar Aseguramiento Seguridad OBR-P14.3 Realizar Control Seguridad
Administración Medioambiente Obra (3 procesos) PBC-SECCION-VI-DOBR-P15.1 Planificación Ambiental OBR-P15.1 Realizar Aseguramiento AmbientalOBR-P15.2 Realizar Control Ambiental
Administración Financiera Obra (3 procesos)OBR-P16.1 Planificación financiera OBR-P16.2 Realizar Control financieroOBR-P16.3 Realizar Administración y Registros Financieros
Administración Reclamos Obra (4 procesos) PBC-SECCION-VI-DOBR-P17.1 Identificación Reclamos OBR-P17.2 Cuantificación Reclamos OBR-P17.3 Prevención de ReclamosOBR-P17.4 Resolución de Reclamos

Ciclo de Vida

1. Grupos Procesos Iniciación (2 procesos – 3 formularios)

Los procesos de este grupo definen un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase. Aquí se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del proyecto. Esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se considera oficialmente autorizado. Aunque el equipo de dirección del proyecto puede colaborar en la redacción de esta acta, este estándar supone que la evaluación, la aprobación y el financiamiento del caso de negocio se manejan fuera de los límites del proyecto. El límite de un proyecto se define como el momento en que se autoriza el inicio o la finalización de un proyecto o de una fase de un proyecto. El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar.

Se distinguen dos grupos de procesos de iniciación:

En lo específico, los procesos que integran el grupo de iniciación se enfocan en los siguientes aspectos de un proyecto:

  • Autorizar la existencia del proyecto
  • Identificar los objetivos del proyecto
  • Definir el alcance inicial del proyecto
  • Comprometer la organización
  • Designar un administrador del proyecto
  • Identificar los grupos de interés del proyecto

Al ser estos procesos los primeros procesos de un proyecto, son instrumentos esenciales para comenzar de manera efectiva un proyecto. Los procesos son revisados a lo largo del proyecto para revisar las variaciones que van ocurriendo y para elaborar las medidas necesarias para compensar esta variaciones. Para desarrollar estos procesos se utilizan tres formularios:

Los procesos y los formularios son consistentes con la información que se encuentra en la quinta edición del PMBOK® Guide—2013 ajustado a las necesidades particulares de cada obra.

2. Grupo Procesos Planificación (31 procesos 40 Formularios)

El propósito de este grupo de procesos es crear un conjunto comprensivo de planes que permitan al equipo de proyecto cumplir con los objetivos establecidos. En este grupo se incluyen los siguientes 31 procesos:

  1. Desarrollo de Plan de administración de Proyecto
  2. Plan Administración de Alcance
  3. Recolección de Requerimientos
  4. Define Alcance
  5. Crea Estructura Desglose Trabajo
  6. Plan de Cronograma
  7. Define Actividades
  8. Secuencias de Actividades
  9. Estima Recursos de Actividad
  10. Estima Duraciones de Actividad
  11. Desarrolla Cronograma
  12. Definiciones Ponderadores Actividad
  13. Desarrollo de Curvas de Avance
  14. Plan Administración de Costo
  15. Estima Costos
  16. Determina Presupuesto
  17. Administración Plan de Calidad
  18. Administración de Plan de Recursos Humanos
  19. Administración de Plan de Comunicaciones
  20. Administración de Plan de Riesgos
  21. Identifica Riesgos
  22. Análisis de Desempeño Cualitativo
  23. Análisis de Desempeño Cuantitativo
  24. Respuestas al Plan de Riesgo
  25. Administración de Plan de Procura
  26. Administración de Plan de Grupo de interés
  27. Planificación Seguridad
  28. Planificación Ambiental
  29. Planificación financiera
  30. Identificación Reclamos
  31. Cuantificación Reclamos

Entre los formularios usados para documentar la información de planificación se incluyen los siguientes:

  1. Plan Administración Proyecto
  2. Plan Administración alcance
  3. Plan Administración Requerimientos
  4. Documentación Requerimientos
  5. Matriz Trazabilidad Requerimiento
  6. Planteamiento Alcance Proyecto
  7. Log Supuestos y Restricciones
  8. Estructura Desglose Trabajo
  9. Diccionario Estructura Desglose Trabajo
  10. Plan Administración Cronograma
  11. Lista Actividad
  12. Atributos Actividad
  13. Lista de Hitos
  14. Red de Diagramas
  15. Requerimientos Recurso Actividad
  16. Recurso Estructura Desglose Trabajo
  17. Estimación Duración Actividad
  18. Planilla Estimando Duración
  19. Cronograma Proyecto
  20. Plan Administración Costo
  21. Estimación Costo Actividad
  22. Planilla Estimación Costo
  23. Planilla Estimación Costos Bottom-Up
  24. Costo Referencia
  25. Plan Administración Calidad
  26. Métricas Calidad
  27. Plan Mejora Procesos
  28. Matriz Asignación Responsabilidad
  29. Papeles y Responsabilidades
  30. Plan Administración Recursos Humanos
  31. Plan Administración Comunicaciones
  32. Plan Administración Riesgo
  33. Registro Riesgo
  34. Evaluación Probabilidad e Impacto
  35. Matriz Probabilidad e Impacto
  36. Hoja Riesgo Datos
  37. Plan Administración Procura
  38. Fuente Selección Criterios
  39. Plan Administración Cambio
  40. Plan Administración Grupos de Interés

3. Grupo Procesos Ejecución (10 procesos)

El propósito del Grupo de Procesos de Ejecución es estableder los procesos necesarios para cumplir con los objetivos de la obra. En total existen 10 procesos en este grupo.

  1. Dirección y Administración de Trabajo de Obra
  2. Asegurar Estándares de Calidad
  3. Adquirir Equipo de Obra
  4. Desarrollar Equipo de Obra
  5. Administrar Equipo de Obra
  6. Administrar Comunicaciones
  7. Realización de Procura
  8. Administración de Compromiso de Grupos de Interés
  9. Garantizar Seguridad
  10. Realizar Aseguramiento Ambiental

Este grupo de procesos intenta establecer las condiciones para por lo menos:

  • Administrar el equipo de obra
  • Desarrollar las comunicaciones de la obra
  • Informar de los avances de la obra
  • Administrar los cambios
  • Administrar los grupos de interés
  • Ofrecer y adjudicar contratos

Estos procesos son los ejecutan la mayor parte del trabajo y gastan la mayoría de los fondos necesarios para completar los entregables de la obra. La efectividad del encargado obra se mide por la capacidad del mismo para coordinar los recursos de la obra, administrar los cambios, informar de los avances y manejar los grupos de intereses.

Los formularios que se utilizan para documentar la ejecución de la obra son los siguientes:

  • Informe del Estado de los Miembros del equipo de trabajo
  • Requisiciones de cambios
  • Registro de cambios
  • Registro de decisiones
  • Auditorias de Calidad
  • Directorio de equipo de trabajo
  • Acuerdos de operación de equipo de trabajo
  • Evaluación de desempeño del equipo de trabajo
  • Estimación de desempeño de miembros del equipo de trabajo
  • Registro de problemas

4. Grupo Procesos Monitoreo y Control (16 procesos; 6 Formularios)

El propósito del grupo de procesos de monitoreo el control es revisar los resultados del trabajo de obra y compararlo con los resultados planeados. Variaciones significativas indican la necesidad de tomar acciones preventivas, acciones correctivas o realizar cambios. En este grupo de procesos se reconocen 16 procesos específicos:

  1. Monitoreo y Control del Trabajo de Obra
  2. Realiza Control de Cambio Integrado
  3. Validar Alcance
  4. Controlar Alcance
  5. Control de Cronograma de Obra
  6. Avances Monitoreo
  7. Control de Costos
  8. Control de Calidad;
  9. Control de Comunicaciones
  10. Control de Riesgos
  11. Control de Procuras
  12. Control de Compromiso de Grupos de Interés
  13. Realizar Control Seguridad
  14. Realizar Control Ambienta
  15. Realizar Control financiero
  16. Prevención de Reclamos

El objetivo de este grupo es lograr por lo menos:

  • Revisar y analizar desempeño de obra
  • Recomendar cambios y acciones preventivas y correctivas
  • Requisiciones de cambiar procesos
  • Informar desempeño de obra
  • Responder a eventos riesgosos
  • Administrar contratistas
  • El monitoreo y el control tiene lugar a lo largo de toda la obra, desde su inicio hasta su cierre. Se identifican con las variaciones y se procesó equipo todos las requisiciones de cambio. En este grupo de cosas cambian se aceptan los productos entregables

Los formularios usados para documentar estas actividades son los siguientes:

  1. Informe de desempeñó de obra
  2. Análisis de variaciones
  3. Estado del valor ganado
  4. Auditoría de riesgo
  5. Informe del estado de contratista
  6. Aceptación del producto

5. Grupo Procesos Cierre Obra (2 procesos)

Áreas de Conocimiento

  • Gestión de la Integración de la Obra (6 procesos)
  • Gestión del Alcance de la Obra
  • Gestión del Tiempo de la Obra
  • Gestión de los Costos de la Obra
  • Gestión de la Calidad de la Obra
  • Gestión de los Recursos Humanos de la Obra
  • Gestión de los Recursos de Comunicación de la Obra
  • Gestión de los Riesgos de la Obra
  • Gestión de las Adquisiciones de la Obra
  • Gestión de los Interesados de la Obra

Norma ISO 9001:2008

En Julio de 2013, iniciamos nuestro proceso de acreditación de procesos de proyectos de obras de construcción con la Norma ISO 9001:2008 contratando los servicios de la Fundación para el Desarrollo Humano Sustentable (FDHS) para organizar, desarrollar y certificar  los procesos que cumplen con la norma. En la actualidad estamos en pleno proceso de acreditación ISO 9001:2008 de los 64 procesos desarrollados con los lineamientos PMI para proyectos de construcción de obras. En total, las áreas de administración de obras acreditadas con la norma ISO 9001;2008 son 14:

  1. Integración de la Obra (6 procesos)
  2. Alcance de la Obra (6 procesos)
  3. Tiempo de la Obra (10 procesos)
  4. Costos de la Obra (4 procesos)
  5. Calidad de la Obra (3 procesos)
  6. Recursos Humanos de la Obra (5 procesos)
  7. Comunicaciones en la Obra (3 procesos)
  8. Riesgos de la Obra (6 procesos)
  9. Adquisiciones de la Obra (4 procesos)
  10. Grupos de Interés de la Obra (4 procesos)
  11. Administración Seguridad Obra (3 procesos)
  12. Administración Medioambiente Obra (3 procesos)
  13. Administración Financiera Obra (3 procesos)
  14. Administración Reclamos Obra (4 procesos)

Requisición Acciones Correctivas

La requisición de acciones correctivas permite a los miembros de los equipos de trabajo de cada obra la oportunidad de expresar sus comentarios y quejas sobre los procedimientos que se aplican en el sistema de administración de proceso de COVIPA S.A. El propósito de este proceso es identificar la manera como los procesos pueden ser mejorados para el beneficio de todos. Los miembros de los equipos de trabajo deben esperar una respuesta del equipo encargado de revisar los procesos en un plazo de diez (10) días laborales. El Proceso Acción Correctiva describe la forma de manejar una preocupación una queja en el sistema de administración de procesos. El Formulario Acción Correctiva está disponible para todos los miembros de los equipos de trabajo y establece su método de coordinar y controlar acciones correctivas y quejas dentro de la obra. Los miembros de los equipos de trabajo deberían completar la información requerida y enviarla al encargado del programa de calidad de COVIPA S.A.

Requisición Revisión Documentos

El Procedimiento Revisión Documento delinea el procedimiento a seguir para revisar, agregar o borrar un documento en el sistema de administración de procesos.

El formulario Revisión Documento permite solicitar que un documento sea revisado, agregado o borrado del sistema de administración de proceso. Los encargados de unidades de trabajo deben imprimir el formulario, completar la información requerida y enviarlo al encargado del programa de administración de la calidad de COVIPA S.A.

Auditoría Interna Norma ISO 9001:2008

La auditoría interna juega un papel clave en el sistema de administración de procesos de COVIPA S.A. La meta de la auditoría interna es verificar que los departamentos de la empresa estén efectivamente realizando lo que ellos dicen que hacen en sus procedimientos escritos, identificar las brechas entre el sistema de administración de proceso de COVIPA S.A. y los estándares ISO, proveer resultados contables y facilitar el proceso de mejora continua de los procesos. Los distintos departamentos o áreas de la empresa que están incluidos en el ámbito de la certificación deben esperar tener por lo menos una auditoría anual. Previo a la auditoría interna, los distintos departamentos serán contactados por un miembro del equipo de auditores externos para programar de común acuerdo una reunión de trabajo. La auditoría interna debería durar entre 2 a 3 horas dependiendo de la complejidad de su departamento.

Formularios

APC-F001 Control Documento
APC-F002 Requisión Acción Correctiva
APC-F003 Lista Chequeo de Auditoría Interna de Áreas
APC-F004 Informe Resumen de Auditoría Interna
APC-F005 Lista de Chequeo Documento Control Audtoría Interna
APC-F006 Lista de Chequeo Responsabilidades Administrativas
APC-F007 Lista de Chequeo Auditoría Interna Auditorías Internas
APC-F008 Lista de Chequeo Acción Correctiva y Preventiva
APC-F009 Lista de Chequeo Sistema de Administración de Calidad
APC-F010 Lista de Chequeo Compras

Procedimientos

APC-P005 Acción Correctiva
APC-P006 Acción Preventiva
APC-P007 Calidad Auditoría Interna

Revisión Administrativa Certificación Norma ISO 9001 (Carta Gantt)